Business Intelligence (BI) heeft voor veel organisaties nog iets mytisch. Aan de ene kant vervult het de practische behoefte aan rapportages en tegelijkertijd belooft het "iets" meer; een "iets" wat we zouden moeten willen, maar wat dan? en hoe? en waarom?
Wat is BI bij veel bedrijven vandaag de dag:
De BI in veel organisaties beperkt zich vaak tot het hebben van een BI Tool en een groot aantal moeilijk te onderhouden rapporten gebouwd op een operationele database(s).
De afhankelijkheid van externe partijen en/of de IT afdeling voor het beheer is vaak groot. Het kan soms weken duren voordat een aanpassing of een nieuw rapport gebouwd is en heel vaak wordt het wiel opnieuw uitgevonden. Rapportages die in ietwat aangepaste vorm vele malen voorkomen. Een kolom erbij, een resultaat in % of in aantallen, hetzelfde resultaat voor verschillende afdelingen, maar elke afdeling heeft een eigen gemaakt rapport. Uiteindelijk gaat het om dezelfde informatievraag en had het maar 1 rapport moeten zijn met de mogelijkheid om het op verschillende manieren te kunnen opvragen. Ook vallen velen weer terug op hun oude rapportages in xls, want dan weet ik tenminste zeker dat ik iets kan rapporteren, het wachten duurt me te lang.
De bestaande rapporten zijn gebouwd op een operationele database en dat heeft enkele grote nadelen. Als er overdag bijvoorbeeld zware query’s worden afgevuurd op die operationele database(s) wordt de applicatie die gebruikt maakt van dezelfde database vaak erg traag en in sommige gevallen ontstaat zelfs een onwerkbare situatie. Ook het feit dat rapporten op die manier alleen data uit 1 bron systeem kunnen gebruiken is erg beperkend. Dus wat doet men 1 rapport op het ene bronsysteem, nog een rapport op het andere bron systeem, de eindgebruiker slaat de uitkomst van die rapporten op in een MS Excel bestand en daar maakt die ene eindgebruiker dan het rapport dat nodig is. Die betreffende eindgebruiker is de enige die dat rapport heeft en beheerd en dus is iedereen weer afhankelijk van 1 persoon om bepaalde informatie te krijgen.
Dit is in meer of mindere mate denk ik voor velen heel herkenbaar en wordt als grote belemmering in het dagelijkse werk ervaren.
Waar kan en moet BI in een organisatie naar toe:
Een gestructureerde tussenlaag (dus los van de operationele databases) waarin de gegevens zo gerangschikt zijn dat ze door de eindegebruiker alleen nog maar bij elkaar gesleept hoeven te worden om een rapport te bouwen. Daarnaast moet de BI omgeving te beheren zijn door de interne organisatie (bedrijfsvoering en IT), waarbij de bedrijfsvoering de rapportages bouwt en IT de technische beschikbaarheid waarborgt. Het enige waar een externe partij eventueel voor nodig is, zijn substantiële aanpassingen aan de basis structuur (nieuwe tabellen toevoegen of de structuur zelf wijzigingen), maar dat is een keuze van de organisatie
Ja ja zult u denken dat verhaal dat ken ik, dat is ons destijds ook beloofd en we zitten nu nog steeds alleen met die BI Tool met een groot aantal moeilijk te onderhouden rapporten.
Klopt dat bij elkaar slepen van velden om te komen tot een rapport en met een druk op de knop al je informatie voor handen hebben is beloofd. Dat was mooi, het kost wel wat, maar dan zijn we klaar met onze informatievoorziening. In goed vertrouwen heeft de aanbiedende partij cart blanche gekregen om die BI Tool neer te zetten en de rapporten te bouwen. Dat gebeurt ook en een half jaar tot een jaar verder (en soms nog langer) en minimaal meerdere tonnen aan kosten zijn er veel rapporten opgeleverd. De aanbiedende partij maakt dat ie weg komt en de organisatie kan gebruik maken van de rapporten. Mooi zo toch………………
of toch niet………
De bekende aap komt uit de evenzo bekende mouw
Veel rapporten blijken toch nog net iets anders te moeten of missen hier en daar nog wat velden en kolommen die eigenlijk heel belangrijk zijn. Het management wil ineens meer inzicht krijgen in een nieuwe KPI die ze benoemd hebben. Van weer een andere KPI wordt de definitie veranderd. Allerlei externe partijen verwachten dat ze beter en meer geïnformeerd worden (de klant, leveranciers, de overheid, …….). De controller die verantwoordelijk is voor de financiën, de processen, de informatievoorziening (en soms zelfs voor IT), wordt gevraagd om met de nieuwe BI Tool te voorzien in die aanpassingen en die nieuwe informatiebehoefte.
Tja u voelt hem al, wie kan de nieuwe definities in bestaande rapporten aanpassen, niemand had verwacht dat dat zo snel al moest gebeuren… In welke rapporten staan die definities eigenlijk allemaal, hebben we daar documentatie van?? wie kan de rapporten bouwen voor die nieuwe KPI’s……???? uhhhh ……..IT????
Reactie van IT: Tja we hebben wel een korte training gehad, ik heb verder nog nooit met die Tool gewerkt, maar ik pak het zo snel mogelijk op. Uiteindelijk blijkt dat toch wat meer voeten in de aarde te hebben en duurt het wachten op de aanpassingen en nieuwe rapporten wel heel lang.
De implementatie van BI bleek toch wat te kort door de bocht en de organisatie was nog lang niet klaar voor het beheer en onderhoud van hun nieuwe BI omgeving.
De volledige toegevoegde waarde van BI wordt niet herkent door de organisatie en zodoende bestaat er ook geen roadmap voor verdere ontwikkeling. In tegenstelling tot wellicht geldende opvatting bij de meeste organisaties is BI niet (alleen) een rapportage-tool-funcitionaliteit. Deze opvatting veroordeelt het lot van BI tot het mandaat van de IT-afdeling; immers het voldoet aan een "tool"-omschrijving. Jammer is dat er zelden meer een onderscheid wordt gemaakt tussen het concept en vakgebied Business Intelligence en de beschikbare tools. Net als bij ERP vervormen de marketingbudgetten van toolleveranciers de algemene opvatting: koop een tool en je bent klaar!
Business Intelligence is een management-communicatiemiddel; een catalysator voor organisatie-ontwikkeling en -samenwerking; een kapstok voor verbeterprojecten (bv lean, agile, excellence enz...), initiatief en betrokkenheid.
Deze punten staan over het algemeen echter niet op de agenda van IT wat veel zegt over het bereiken van de potentie van BI.
BI als IT-tool behoeft geen strategie of groeipad en zonder strategie behoeft BI ook geen senior management-aandacht; beetje kip en ei zeg maar....
Hoe deze status-quo te doorbreken? Externe adviesbureaus kunnen helpen, maar de prikkel moet van binnenuit komen. Heeft u ideeen?
Doe de BI volwassenheidsscan via onze website en kijk hoe u er voor staat………
Nieuwe reactie inzenden